viernes, 5 de octubre de 2012

TRAMITES LEGALES PARA CREAR UNA EMPRESA


PERSONA JURÍDICA


Antes de iniciar cualquier actividad comercial, es de suma importancia definir los aspectos principales que regirán a la nueva Empresa,  independientemente del rubro o giro elegido.
Previo a la definición de la Constitución de la Sociedad es recomendable elaborar un Plan de Negocios (Business Plan), que en términos generales consiste en un documento escrito que recoge las claves que nos van a permitir gestionar eficazmente la nueva Empresa.
Se refiere a un ente ficticio, creado por la ley, que posee facultades para ejercer derechos y cumplir obligaciones. Posee, además, un RUT que la identifica como única, independiente de sus miembros.
La Persona Jurídica puede ser formada por una o más personas naturales o jurídicas estando facultadas para realizar actividades con fines de lucro.
La Escritura de Constitución de Sociedad es fundamental para la Creación de una Empresa ya que establece, entre otras cosas, el tipo de Sociedad, el giro o actividad comercial a la cual se dedicará, los socios que la conformarán y sus aportes de capital respectivos, así como también la forma en que éstos participarán de las utilidades y cómo se responderá en caso de pérdidas.
Para la confección de la Escritura, dependiendo de la complejidad de la Sociedad, se podría requerir los servicios de un Abogado o una Notaría.
Es aconsejable, sin embargo, consultar a un Abogado y aclarar todo tipo de dudas, suponer conflictos y situaciones por muy poco probables que parezcan, definir las participaciones y actividades de cada socio, etc., con el objeto de no dejar vacíos  que puedan ser perjudiciales en el futuro.
Para la redacción de la Escritura, sólo es necesario que los socios presenten una fotocopia de su Cédula de Identidad. Luego de que el documento esté listo, se debe concurrir a una
Notaría para su firma y legalización.
La redacción de la Constitución de Sociedad podría demorar no menos de 3 días, dependiendo de la complejidad del documento. La Escritura tiene una vigencia de 60 días  desde la fecha estipulada en el borrador de la Escritura. Dentro de este plazo, se debe legalizar e inscribir la Sociedad.
Luego de la redacción de la Constitución de Sociedad, es necesario proceder a legalizar el documento ante Notario y con ello materializar la personalidad jurídica requerida para realizar los trámites relacionados a la Creación de la Empresa, así como también la obtención de RUT y patente comercial.
Para la realización de este trámite, es necesaria la presencia de los socios en la Notaría, los cuales deberán llevar sus Cédulas de Identidad y un Borrador de la Escritura de Constitución de Sociedad. 
Una vez revisada la Escritura por parte del Notario y aprobada por los socios, se procederá a la firma notarial y se hará entrega del documento original de la Escritura y su Extracto, el cual deberá ser presentado en las oficinas del Conservador de Bienes Raíces.
Es recomendable solicitar a lo menos una copia de ambos documentos para cada uno de los socios y otra para archivo en la Empresa. De todas maneras, ante cualquier eventualidad, es posible obtener más copias directamente en la Notaría.
Luego de este trámite, procede la Inscripción de la Sociedad en el Registro de Comercio y su publicación en el Diario Oficial, eventos que deberán realizarse dentro de los 60 días posteriores, contados desde la fecha que se estipula en la Escritura.
La Inscripción de la Sociedad en el Registro de Comercio es parte del conjunto de trámites a realizar para la formalización de una Sociedad o modificación de una ya existente. Se realiza directamente en el Conservador de Bienes Raíces, entidad dependiente de la Corte de
Apelaciones de Santiago y de las Cortes de Regiones. 
Este trámite puede ser realizado por los Socios o el Representante Legal, debiendo concurrir a las oficinas del Conservador de Bienes Raíces correspondientes al domicilio de la Sociedad. 
En este evento quien realice el trámite deberá presentar:
- 2 Extractos de la Escritura de Constitución de Sociedad.
- Formulario Nº 2 que se debe solicitar en la misma oficina.
La inscripción demora, dependiendo de la oficina donde se realice, entre 3 y 7 días hábiles.
El Diario Oficial es el órgano del Estado encargado de la publicación de las normas jurídicas que rigen en el país, con lo que una Sociedad adquiere personalidad jurídica legal luego de su publicación en este medio.
Este trámite debe realizarse dentro de 60 días contados a partir de la fecha registrada en la Escritura de la Sociedad.
La publicación del Extracto de la Escritura en el Diario Oficial, puede ser realizada por un Socio o el Representante Legal, quien debe concurrir a las oficinas del diario La Nación con el Extracto protocolizado de la Escritura.
El proceso de publicación puede tardar entre 3 y 10 días hábiles.
Se recomienda comprar 2 ó 3 copias del Diario Oficial, ya que es un respaldo de la legalidad de la Sociedad y, además, es un documento que se necesitará para la realización de trámites posteriores.
Iniciación de Actividades
Este trámite se realiza para iniciar legalmente toda actividad productiva comercial, además marca el inicio de las obligaciones como contribuyente sujeto a impuestos, los que se aplicarán mientras no se realice el término del giro.
Es en este momento cuando la Sociedad inicia sus actividades como persona jurídica.
Tanto éstas como las E.I.R.L (Empresa Individual de Responsabilidad Limitada) deberán solicitar su RUT junto con la Iniciación de Actividades.
Este es un trámite obligatorio para quienes inicien actividades económicas, comerciales o profesionales, las cuales se dividen en dos categorías, de acuerdo al tipo de renta o ingreso que obtengan y que, en general, se clasifican en:
• Primera Categoría: Todas aquellas actividades que obtienen su renta del capital y/o de actividades comerciales, industriales, mineras, de transporte, etc.
Segunda Categoría: Actividades que obtienen su ingreso de las rentas del trabajo, como las Sociedades y/o Servicios Profesionales.
Antes de proceder a la Iniciación de Actividades es importante tener claridad en la descripción y códigos correspondientes al giro de la Empresa (en la página web del SII se detallan los códigos para cada uno de los 18 sectores de actividad económica y los subsectores asociados a ellos). Cabe señalar que una empresa puede tener más de un giro, los cuales deben ser claramente especificados, así como también puede realizar actividades de ambas categorías simultáneamente. El procedimiento se realiza en alguna de las oficinas del Servicio de Impuestos Internos o bien en forma electrónica utilizando el portal del SII (www.sii.cl).
Para las actividades enmarcadas como Primera Categoría, ya sean personas naturales o jurídicas, es necesario presentarse ante las oficinas del Servicio de Impuestos Internos correspondientes al domicilio de la Sociedad y presentar los siguientes documentos:
- Formulario de Inscripción al Rol Único Tributario y/o Declaración de Inicio de Actividades (F-4415).
- Cédula de Identidad del contribuyente (o fotocopia legalizada ante Notario si es que el trámite lo realiza un Representante Legal).
- Escritura de la Sociedad.
- Inscripción de la Sociedad en el Registro de Comercio.
- Publicación del Extracto en el Diario Oficial.
El Formulario F-4415 deberá ser firmado y presentado ante el SII por el contribuyente, el Representante Legal o una persona autorizada con poder notarial, quien deberá solicitar a través del mismo documento la verificación de domicilio, la cual podría demorar aproximadamente una semana, dependiendo de la disponibilidad de los Inspectores.
Procedimiento
Antes de proceder a la Iniciación de Actividades es importante tener claridad en la descripción y códigos correspondientes al giro de la Empresa (en la página web del SII se detallan los códigos para cada uno de los 18 sectores de actividad económica y los subsectores asociados a ellos). Cabe señalar que una empresa puede tener más de un giro, los cuales deben ser claramente especificados, así como también puede realizar actividades de ambas categorías simultáneamente. El procedimiento se realiza en alguna de las oficinas del Servicio de Impuestos Internos o bien en forma electrónica utilizando el portal del SII (www.sii.cl).
Para las actividades enmarcadas como Primera Categoría, ya sean personas naturales o jurídicas, es necesario presentarse ante las oficinas del Servicio de Impuestos Internos correspondientes al domicilio de la Sociedad y presentar los siguientes documentos:
- Formulario de Inscripción al Rol Único Tributario y/o Declaración de Inicio de Actividades (F-4415).
- Cédula de Identidad del contribuyente (o fotocopia legalizada ante Notario si es que el trámite lo realiza un Representante Legal).
- Escritura de la Sociedad.
- Inscripción de la Sociedad en el Registro de Comercio.
- Publicación del Extracto en el Diario Oficial.
El Formulario F-4415 deberá ser firmado y presentado ante el SII por el contribuyente, el Representante Legal o una persona autorizada con poder notarial, quien deberá solicitar a través del mismo documento la verificación de domicilio, la cual podría demorar aproximadamente una semana, dependiendo de la disponibilidad de los Inspectores.
Además, será necesario presentar antecedentes que acrediten el domicilio del contribuyente, los cuales van a depender de la condición de propiedad del inmueble.
• Inmueble Propio:
En calidad de comprobante se deberá presentar cualquiera de los siguientes documentos:
- Original o fotocopia del último recibo de Contribuciones de Bienes Raíces (Tesorería General de la República). 
- Original o fotocopia del Certificado de Avalúo (en el SII se obtiene en forma presencial o a través de la página web del mismo Servicio).
- Original o fotocopia Escritura de compra u otro documento que demuestre la propiedad o usufructo (posesión efectiva, donación, etc. en el Conservador de Bienes Raíces).  
- Certificado o fotocopia Inscripción en el Conservador de Bienes Raíces.
- Original o fotocopia de la factura de compra del inmueble, emitida por la empresa constructora.
- Carta firmada por Representante de la Empresa Constructora o Inmobiliaria que certifica haber vendido la propiedad a la persona.
Inmueble Arrendado: 
En calidad de comprobante se deberá presentar cualquiera de los siguientes documentos:
- Original o fotocopia del Contrato de Arriendo.
Si el contribuyente emitirá documentos con derecho a crédito fiscal de IVA, es decir Facturas u otros documentos como Notas de Débito, Notas de Crédito o Guías de Despacho, el Contrato deberá estar firmado ante Notario, Ministro de Fe del SII u Oficial del Servicio de Registro Civil e Identificación.
Leasing:
En este caso se deberá presentar el Contrato, el cual debe estar firmado por alguna de estas personas.
- Los propietarios.
- Personas a quienes el propietario dé poder.
- Corredor de Propiedades que cuente con orden o mandato del propietario (fotocopia simple del documento). 
- Representante de Empresa Inmobiliaria y/o Constructora, demostrando (original o fotocopia) que son los representantes.
- Representante de una Comunidad o Sucesión que demuestre ser tal.
Inmueble Cedido
Cuando existe cesión o autorización para utilizar un inmueble con fines comerciales se deben presentar los siguientes documentos:
- Autorización escrita ante Notario, Ministro de Fe del SII u Oficial del Servicio de Registro Civil e Identificación, del propietario o arrendatario del inmueble para realizar la actividad declarada. 
Acompañar el original (o fotocopia ante Notario) de la Cédula de Identidad de quien otorga la autorización.
Si el cedente es arrendatario del inmueble, debe demostrar, además, la calidad de tal según lo señalado en el punto correspondiente a Inmueble Arrendado.
En el momento que el inspector realice la verificación de domicilio, se deberán presentar los siguientes documentos:
- Iniciación de Actividades (F-4415).
- Notificación entregada por el SII para la verificación.
- Facturas de los proveedores (si se tuvieran).
Luego de esto se deberá concurrir a las oficinas de SII y retirar el RUT provisorio de la Empresa, cuyo documento definitivo será remitido por correo en un lapso no mayor a dos meses.
El trámite de Inscripción al RUT y/o Declaración de Inicio de Actividades no tiene costo, y el tiempo que demore dependerá principalmente de la correcta presentación de los antecedentes y de verificación de domicilio.
Documentos Tributarios
Toda Empresa constituida legalmente comienza su obligación tributaria una vez que inicia sus actividades. Dependiendo del tipo de empresa y/o actividad que realice deberá operar con diversos documentos entre los cuales se encuentran las Boletas de
Honorarios, Facturas, Boletas de Venta, Libros Contables, etc.
El SII, institución encargada de la recolección y fiscalización de los impuestos, ha puesto a disposición de los contribuyentes versiones electrónicas, tanto de sus trámites como de algunos de los documentos tributarios que requiera la Empresa. Sin embargo, es factible operar con documentos en formato físico, los cuales deberán adquirirse en una Imprenta para su posterior legalización en el SII.
BOLETA DE HONORARIOS
Es el documento tributario que le corresponde a los profesionales independientes o sociedades de profesionales mediante el cual declaran su renta y el impuesto correspondiente ante el SII. 
La carga tributaria en estos casos es del 10%, la cual puede ser retenida por la institución o empresa que contrata los servicios profesionales, o bien, puede ser declarada y pagada individualmente por el contribuyente.
FACTURA
Corresponde al documento tributario mediante el cual el contribuyente que lo emite genera un Débito Fiscal correspondiente a la recaudación del IVA y quien lo recibe descuenta el impuesto pagado mediante el Crédito Fiscal.
Para la emisión de Factura se requiere  de la autorización expresa del SII, quien previamente evaluará y verificará el desempeño positivo del contribuyente en su actividad comercial.
Existen diversos tipos de Facturas, dependiendo de los requerimientos del giro a actividad del contribuyente, los cuales pueden ser:
- Factura de Venta.
- Factura de Compra.
- Factura no Gravada o Exenta de IVA.
- Factura de Exportación.
- Factura de Venta Exenta a Zona Franca Primaria.
BOLETA DE COMPRAVENTA
Corresponde al documento tributario para actividades de Primera Categoría que da cuenta de la situación de agente retenedor de IVA al contribuyente. La elaboración del documento debe ser encargada a una Imprenta para su posterior legalización ante el SII.
La Boleta de Compraventa, a diferencia de la Factura, sólo genera un Débito Fiscal para quien la emite, y deben cumplir con las siguientes características:
- Deben emitirse, como mínimo, en duplicado, donde el original debe ser conservado por el vendedor y la copia entregada al cliente. 
- Las Boletas deben llevar Impreso: Nombre o Razón Social, RUT, Domicilio (tanto de la casa Matriz como de las Sucursales), Giro o Actividad. 
- Las Boletas deben ser timbradas previamente por el SII con Numeración Única Nacional. 
- No es necesario detallar los bienes que se venden o los servicios que se prestan. 
- Pueden contener, además, otras informaciones necesarias para el vendedor y su diseño es convencional. Opcionalmente pueden anotarse datos del comprador. 
- Previa autorización del SII, pueden emitirse mediante máquinas registradoras. 
- Las cantidades consignadas incluyen el Impuesto al Valor Agregado (IVA). 
- No deben anotarse los centavos. No debe tabularse columna para los centavos.
- La fecha debe anotarse utilizando números árabes o palabras.
LIBROS CONTABLES
Estos documentos permiten al contribuyente llevar un registro contable de la Empresa, realizar el balance anual y respaldar su actividad ante el SII.
Dependiendo del tipo de empresa y de la categoría del contribuyente, se deberá contar con los siguientes Libros:
Libro Auxiliar: Es un libro complementario a los principales libros de contabilidad. Su función es registrar todas las operaciones que le son propias y centralizarlas en el Libro Diario mediante un solo asiento contable. Existen, entre otros, los siguientes Libros Auxiliares: Caja, Remuneraciones, Retenciones, Clientes, Compra y Ventas, etc.
Libro Auxiliar de Remuneraciones: Es un Libro obligatorio para todo empleador con cinco o más trabajadores, en el que se deberá llevar un registro de las remuneraciones y ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos. Las remuneraciones que se encuentren en este Libro serán las únicas  que podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la Empresa.
Libro de Compra y Ventas: Es un Libro obligatorio para los contribuyentes afectos al Impuesto al Valor Agregado (IVA), en el que se deberá llevar un registro cronológico de las compras y ventas y ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos.
Libro FUT: El Fondo de Utilidades Tributarias es un Libro especial de control que deben llevar los contribuyentes que declaren rentas efectivas en Primera Categoría, demostradas a través de contabilidad completa y balance general, en el cual se encuentra la historia de las utilidades tributables y no tributables, generadas por la Empresa, las percibidas de Sociedades en que tenga participación, los retiros de utilidades tributarias efectuados por sus dueños o socios y los créditos asociados a dichas utilidades. Dicho Libro debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos y su implementación es obligatoria para los contribuyentes indicados anteriormente.
Libro Diario: Corresponde al registro contable en el que se anotan todas las transacciones en forma cronológica. Está compuesto por el debe y el haber, donde se anotan los nombres de las cuentas debitadas y acreditadas con sus respectivos montos.
Libro Mayor: Resumen del movimiento de cada una de las cuentas del Libro Diario. Este resumen arroja un saldo deudor o acreedor por cuenta, el cual es trasladado posteriormente al balance.
Estos Libros pueden ser adquiridos en el comercio y luego legalizados ante el SII mediante su timbraje.
La entidad también ofrece la posibilidad de llevar el registro contable en formato digital, para lo cual el contribuyente deberá cumplir con los siguientes requisitos:
- Desempeñar una actividad clasificada como de Primera Categoría, según el Art. 20 de la Ley sobre Impuesto a la Renta.
- Contar con Códigos de Autorización de Libros (CAL) para cada tipo de Libro Contable Electrónico, los que se obtienen de acuerdo a lo establecido por el SII.
- No tener la condición de querellado, procesado, formalizado o, en su caso, acusado por delito tributario, o bien, haber sido sancionado por este tipo de delito, en tanto no haya dado cumplimiento a la pena impuesta.
- Presentar la solicitud para acogerse al modelo de operación de Libros Contables Electrónicos, con el compromiso de cumplir las normas establecidas en la resolución respectiva, la que debe ser ingresada por el contribuyente o su representante, en el caso de personas jurídicas, identificado con Certificado Digital para uso tributario en el sitio web del SII. 
En la solicitud presentada para acogerse al modelo de operación, deberá cumplir con: 
- Identificar a los signatarios o firmantes autorizados para la generación de los Libros Contables Electrónicos.
- Establecer el período inicial de vigencia (año comercial) a partir del cual generará los
Libros Contables Electrónicos en el formato establecido por el SII. Este período inicial de vigencia será como mínimo el año calendario en que se le concede la autorización y, a más tardar, el año calendario siguiente. 
- Obligarse a efectuar las declaraciones y pago de impuestos vía Internet en la forma que el Servicio de Impuestos Internos determine, en la medida que se establezcan aplicaciones con tal objeto. 
Cumplidos los requisitos, el SII podrá autorizar al contribuyente a incorporarse al modelo de operación de Libros Contables. 
Solicitud de Timbraje de Documentos
Antecedentes Generales
Los documentos a timbrar corresponden a aquellos que operen bajo formato físico.
Una vez impresos los documentos tributarios que requiera la Empresa, se deberá presentar ante el SII el Formulario de Timbraje F-3230, especificando los datos personales del contribuyente o su Representante Legal, así como también señalando los documentos tributarios a legalizar.
Procedimiento
El formulario puede obtenerse en cualquier oficina del SII o bien descargarlo desde www.sii.cl.
Debe llenar el formulario el mismo contribuyente o una persona con poder notarial para hacerlo en su nombre y presentarlo a timbraje en las oficinas del SII correspondientes al domicilio de la Empresa.
Los documentos tributarios que se deben firmar son, entre otros: Facturas, Boletas de Ventas y Servicios, Boletas de Honorarios, Guías de Despacho, Facturas de Compra, Notas de Débito, Notas de Crédito, Pagarés, Libros de Contabilidad, etc.
Los documentos tributarios pueden ser timbrados una vez que haya sido entregado el formulario ante el SII, incluso al momento del Inicio de Actividades, con excepción de las
Facturas, Guías de Despacho, Notas de Crédito y Débito, para lo cual se debe avisar con algunos días de anticipación, ya que requieren de verificación y autorización por parte de la entidad. Este aviso lo puede dar cuando se declara el Inicio de Actividades. 
La Legalización de Documentos Tributarios no tiene costo para el contribuyente, salvo los relativos a la elaboración de los mismos en la Imprenta.
C. PERMISOS
Una vez que la Empresa se encuentra constituida y legalizada como contribuyente, el comienzo de las actividades comerciales dependerá de una serie de Permisos otorgados por distintas entidades de acuerdo al rubro de la Empresa.
Esta etapa de Creación de una Empresa contempla aspectos tan importantes como el lugar físico donde se va a operar y el cumplimiento de las condiciones estructurales, sanitarias y ambientales necesarias para ejercer el giro. Estos requisitos se encuentran regulados por ley y son necesarios para obtener la Patente Comercial.
Certificado de Informaciones Previas
Antecedentes Generales 
Este Certificado indica, entre otras cosas, las normas urbanísticas para el uso de suelo y la declaración de utilidad pública que afecta al predio donde se desea instalar la Empresa, esto es, la compatibilidad del domicilio con el uso comercial que se le necesita dar. 
El Certificado de Informaciones Previas es preciso solicitarlo para todo tipo de rubro y, sobre todo, si se requiere edificar.
Este documento proporciona, entre otros y según corresponda, los siguientes antecedentes: 
- Número municipal asignado al predio. 
- Línea oficial, línea de edificación y/o anchos de vías que limiten o afecten al predio, ubicación del eje de la avenida, etc. 
- Declaración de utilidad pública que afecta al predio, en su caso, derivada del Instrumento de Planificación Territorial. 
- Indicación de los requisitos de urbanización. 
- Normas urbanísticas aplicables al predio, por ejemplo, uso de suelo, alturas de edificación, áreas de riesgo o de protección que pudieren afectarlo, zonas o construcciones de conservación histórica o zonas típicas y Monumentos Nacionales con sus respectivas reglas urbanísticas  especiales, exigencias de plantaciones y obras de ornato en las áreas afectas a utilidad pública, declaratoria de postergación de permisos, señalando el plazo de vigencia y el decreto o resolución correspondiente, entre otros.
Procedimiento
La solicitud del Certificado de Informaciones Previas se realiza en la Dirección de Obras
Municipales (DOM) correspondiente al domicilio de la Empresa, debiendo presentarse en ese momento un croquis que muestre la ubicación del predio, indicando las calles circundantes y las medidas aproximadas de cada uno de los deslindes. 
El trámite puede tener una duración de entre 7 a 15 días hábiles dependiendo del Municipio
La normativa descrita en el Certificado tiene vigencia indefinida mientras no se realicen modificaciones a las normas urbanísticas, legales o reglamentarias pertinentes, las cuales deberán ser publicadas en el Diario Oficial para su validez.
Certificado de Calificación Técnica
Antecedentes Generales
Este documento tiene como objeto calificar los aspectos técnicos de la actividad a desarrollar por la Empresa e indicará los posibles riesgos que su funcionamiento pudiese generar a sus trabajadores, entorno, etc.
La entidad calificará como Peligroso, Insalubre y/o Contaminante, Molesto o Inofensivo dependiendo del cumplimiento de ciertas normas establecidas para cada rubro y de acuerdo al Plan Regulador de cada comuna.  
El Certificado de Calificación Técnica es  requisito para la solicitud del Permiso de Edificación en caso que se requiera construir o modificar el inmueble.
Certificado Municipal de Zonificación
Antecedentes Generales
Este documento, entregado por la Dirección de Obras de la I. Municipalidad respectiva, es requisito para la obtención de Patente Comercial, y especifica los antecedentes de zonificación de un predio, es decir, uso de suelo y exigencias para las construcciones en una determinada zona.
Procedimiento
El Representante Legal deberá concurrir previamente al Seremi de Salud o Servicio de Salud correspondiente al domicilio de la Sociedad y retirar una Solicitud de Informe Sanitario la cual, una vez cumplimentada, debe ser presentada ante la DOM.
El tiempo que demore la entrega del Certificado dependerá de cada Municipio.
Autorización Sanitaria
Antecedentes Generales
Mediante este documento el Seremi de Salud o la Autoridad Sanitaria de cada comuna autoriza la realización de una actividad lucrativa secundaria o terciaria dentro de los límites de la comuna. Este trámite debe realizarse antes de instalar el local, y no después, además, es de suma importancia que antes de arrendar o comprar un local, o un terreno, que se destinará a uso comercial, se consulte el Plan Regulador de cada Municipio, para evitar problemas posteriores.

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